E-Mail Nachhilfe
Anlass
Wann
Am 20.4.2010 hat mein geschäftlicher E-Mail Account kurzfristig üblen Schluckauf bekommen. Das mag ich nicht, weil dadurch die Gefahr besteht, dass wirklich wichtige Nachrichten nicht oder erst verspätet in meinem Aufmerksamkeitsbereich landen.
Wer
Eine Mitarbeiterin des Teams vom Businessplan-Wettbewerb Berlin-Brandenburg bekannte sich als Absenderin der Nachricht in doppelter Ausführung.
Was
Löblicherweise interessiert sich der BPW qua Auftrag dafür, was aus seinen Teilnehmern geworden ist. Das hilft den Gründern vermutlich weiter und ist darüber hinaus auch Teil der den BPW rechtfertigenden Dokumentation gegenüber deren Fördergeldgebern. So weit, so gut.
Kritik
So ganz überzeugt hat mich der Versuch der Kommunikation mit den Teilnehmern in diesem Fall noch nicht. Weil ich der Ansicht bin, dass die gemachten Fehler auch anderen passieren können, kommen sowohl Kritik als auch Vorschläge zur Lösung mal wieder öffentlich für alle.
- Zeichensetzung. Wer eine kurze freundliche E-Mail an Hunderte von Empfängern sendet, sollte meiner Ansicht nach ruhig noch ein mal mehr schauen, ob ein Fragesatz mit einem Fragezeichen endet. Das ist nur eine Kleinigkeit, zeigt aber im Fall des Gelingens genau die Liebe zum Detail, die bei Gründern über Erfolg und Misserfolg mit entscheiden kann.
- Anhang. Größe und Format.
Nein. Ein Anhang mit der Größe 9,4 MB ist bei einer nicht ausdrücklich angeforderten Information heutzutage nicht mehr akzeptabel. Und wenn ich vom Empfänger Informationen wünsche, ist eine schreibgeschützte .doc-Datei auch nicht sonderlich einladend. Die eigentliche Umfrage ohne die Grafiken in 300dpi Auflösung (Druckqualität) besteht übrigens lediglich aus 314 Wörtern. - Verteilerpflege.
Wie kann es sein, dass ein - unterstellt - professionelles Werkzeug zum Versand von Hunderten von E-Mails 2 Mal an die selbe Adresse versendet? Auch das sollte sich ein Gründer dringend verkneifen, um nicht unprofessionell zu wirken.
Lösungsansätze
- Zeichensetzung.
Ich habe gute Erfahrungen damit gemacht, mir wirklich wichtige E-Mails oder auch andere Texte selbst noch einmal laut vorzulesen, um auf Merkwürdigkeiten wie noch unrunde Zeichensetzung oder zu lange Sätze zu stoßen. Besser ist natürlich ein aufmerksamer Zuhörer, an dessen Reaktionen man auch noch andere Unschönheiten entdecken kann. - Anhang. Größe und Format.
Es ist eine wie ich finde seltsame Idee, eine mehrere MB dicke Grafik mit 300dpi Auflösung in ein solches Dokument einzubauen und dieses dann hunderte Mal per E-Mail zu versenden. Der erzeugte Traffic dürfte erheblich gewesen sein. Sinniger wäre es z.B. gewesen, die Datei auf den BPW-Server zu packen und in der E-Mail einen Link zum Dokument zu setzen. Dann hätte jeder Empfänger via Link selbst entscheiden können, ob er das sehen mag oder nicht. Für meine Einladung zum Gründerview habe ich mit SCRIBD als Dienst zur Speicherung von Dokumenten im Web eine wie ich finde noch bessere Lösung gewählt, weil die gleich mitzählen, wie oft das Dokument angesehen wurde. Für eine ordentliche Anzeige am Bildschirm wäre übrigens eine Auflösung von 72dpi ausreichend und das Dokument um einiges schlanker… - Verteilerpflege.
Es führt kein Weg daran vorbei, dass in jedem Unternehmen ein Prozess definiert wird, wie man doppelte Aussendungen von E-Mails an die selbe Adresse vermeidet. Eigentlich sollte eine professionelle Versandsoftware darauf hinweisen und dann fragen, wie zu verfahren ist. Es ist nämlich nicht mehr zeitgemäß zu warten, bis sich Menschen beschweren und vielleicht noch um Korrektur bitten müssen. Jedes Business ist heute aus Sicht des Empfängers / Kunden und nicht aus Sicht des Mitarbeiters zu denken!